¿Qué es el Documento Soporte Electrónico?
El Documento Soporte Electrónico es el documento que permite soportar la adquisición de bienes o la prestación de servicios cuando el proveedor es un sujeto no obligado a expedir factura de venta o documento equivalente.
El comprador debe generar este documento para respaldar las operaciones que dan lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, utilizando una numeración previamente autorizada por la DIAN.
La funcionalidad permite generar y transmitir electrónicamente el Documento Soporte de acuerdo con los requisitos establecidos por la normatividad vigente.
Pasos para generar un documento soporte en Clarisa
1. Ingresar al módulo Gastos: Desde el menú principal de Clarisa, ingresar al módulo: Gastos
2. Seleccionar Documento Soporte: Dentro del módulo Gastos, seleccionar la opción: Documento Soporte
También puede acceder directamente desde el siguiente enlace: Documento Soporte – Clarisa
3. Crear un Nuevo Documento Soporte: En la parte superior derecha de la pantalla, hacer clic en el botón:
“Nuevo Documento Soporte”
El sistema mostrará el formulario correspondiente para registrar la adquisición.
4. Diligenciar la información del Documento Soporte: Completar la información solicitada en el formulario.
- Proveedor: Seleccionar la persona o empresa que prestó el servicio o suministró el bien y que no está obligada a expedir factura de venta o documento equivalente.
- Número de Documento: Este campo no es obligatorio.
Si el proveedor entrega un comprobante físico o documento en papel, puede registrar en este campo el número que aparece en dicho comprobante.
- Fechas: Registrar las fechas correspondientes a la operación, de acuerdo con la información solicitada por la plataforma.
5. Registrar los Ítems de la Compra: En el formulario encontrará la sección para agregar los productos o servicios adquiridos. De clic en el botón “Agregar Ítem”
Para cada ítem, diligenciar la información correspondiente.
- Item: Registrar la descripción del producto o servicio adquirido.
- Precio Base de Compra: Ingresar el valor correspondiente al bien adquirido o al servicio prestado.
- Impuesto: Seleccionar el impuesto que corresponda a la operación. (Si el producto o servicio no está sujeto a impuesto, seleccionar:“Excluido”)
- Forma de generación y transmisión: Seleccionar la modalidad que corresponda:
- Por operación
- Acumulado semanal
- Descuento a precio base: Registrar, cuando aplique, la rebaja o reducción realizada directamente sobre el precio del producto o servicio.
- Cantidad: Indicar la cantidad de unidades del producto o servicio adquirido.
- Unidad: Seleccionar la unidad de medida correspondiente al ítem, de acuerdo con la naturaleza del producto o servicio, por ejemplo:
- Longitud
- Masa
- Volumen
- Otras unidades de medida aplicables
- Fecha de compra: Registrar la fecha correspondiente a la adquisición.
Nota: Este dato puede variar de acuerdo con la forma de generación y transmisión seleccionada.
- Código: Ingresar el código correspondiente al producto o servicio. (El código puede ser alfanumérico y tener máximo 30 caracteres.)
- Observación: Campo opcional que permite agregar información adicional para complementar la descripción del producto o servicio adquirido.
6. Relacionar Retenciones: Si la operación requiere aplicar una retención, dirigirse a la sección “Retenciones” de clic en: “Agregar retención”
Seleccionar la retención que corresponda de acuerdo con las características de la operación y la normatividad aplicable.
📌 Importante: La retención debe relacionarse únicamente cuando corresponda a la operación realizada.
7. Guardar el Documento Soporte: Una vez diligenciada toda la información, la plataforma ofrece las siguientes opciones:
- Guardar Borrador: De clic en “Guardar Borrador” para almacenar el documento y continuar con su proceso posteriormente.
- Guardar y Firmar: De clic en “Guardar y Firmar” para finalizar el documento y realizar su transmisión electrónica a la DIAN.
Recomendaciones antes de transmitir
Antes de seleccionar “Guardar y Firmar”, verificar:
- Los datos del proveedor.
- Las fechas de la operación.
- Los productos o servicios registrados.
- Cantidades y valores.
- Impuestos aplicables.
- Descuentos, cuando correspondan.
- Retenciones, si aplican.
- Forma de generación y transmisión seleccionada.
Una vez validada la información, seleccionar “Guardar y Firmar” para continuar con el proceso de transmisión electrónica.
Referencia normativa
La funcionalidad del Documento Soporte Electrónico fue establecida dentro del sistema de facturación electrónica mediante la reglamentación de la DIAN. La referencia normativa suministrada corresponde a la Resolución 000167 de 2021. Para efectos de cumplimiento, siempre es recomendable consultar la normativa vigente y sus modificaciones.
Resolución 000167 de 2021 – DIAN
Si tiene dudas por favor comunicarse con las líneas de soporte :
Soporte Técnico: 315 3575722 y/o 300 7571663